Như trường hợp của chị B, được nhận vào một Công ty có uy tín làm việc, chị phải hoàn thiện bộ hồ sơ theo yêu cầu của lãnh đạo. Ngoài sơ yếu lý lịch, chị còn phải nộp các loại văn bằng, chứng chỉ có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền. Khi mang đến phòng tổ chức nhân sự nộp, qua kiểm tra của cán bộ, chị bị trả lại hồ sơ với lý do: Những văn bản chứng thực trong hồ sơ của chị đã quá 6 tháng.
Cán bộ UBND phường đang thực hiện việc chứng thực bản sao.
Qua phản ánh của nhiều người dân có thể thấy đối với những giấy tờ có thể có sự thay đổi (ví dụ như giấy đăng ký kết hôn, giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, đất) thì thường cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận các giấy tờ đã được chứng thực trong vòng 3 - 6 tháng. Đối với các giấy tờ không thay đổi (ví dụ như bằng cấp) thì không quy định kỳ hạn.
Để làm rõ hơn vấn đề này, phóng viên báo Nguoiduatin.vn đã có cuộc trao đổi với ông Nguyễn Thế Anh trợ giúp viên Trung tâm trợ giúp pháp lý Nhà nước tỉnh Hưng Yên.
PV: Theo ông việc một số cơ quan, đơn vị không tiếp nhận bản sao chứng thực đã quá 6 tháng, 3 tháng như thực tế hiện này có đúng quy định pháp luật?
Theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. “Bản sao” là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Việc không tiếp nhận bản sao có thời hạn quá 6 tháng của một số cơ quan vẫn đang diễn ra. Đây là việc làm trái pháp luật, hay còn gọi là “lệ làng”. Việc này sẽ gây không ít khó khăn, làm mất thời gian, công việc của công dân khi tiến hành các công việc phải nộp hồ sơ, tài liệu, văn bằng chứng thực.
PV: Theo ông thì bản sao chứng thực có giá trị như thế nào? Và bao lâu thì không còn giá trị nữa?
Theo điều 6 Nghị định 79 thì cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao có chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh.
Như vậy, theo các quy định trên thì bản sao có giá trị như bản chính và thay thế bản chính trong các giao dịch. Từ đó có thể thấy tầm quan trọng của bản sao đã được chứng thực là rất lớn. Nhưng trong Nghị định 79 cũng như Thông tư 03/2008/TT-BTP của Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện Nghị định 79 lại không có điều khoản nào đề cập đến thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực.
Vì vậy, việc cán bộ phòng tổ chức không tiếp nhận hồ sơ của công dân với lý do, văn bản chứng thực đã quá thời hạn 6 tháng là không đúng với quy định của pháp luật.
Hữu Thực
