Máy hủy tài liệu là thiết bị văn phòng được cấu tạo bao gồm dao cắt, lưỡi dao, các bánh rang, thùng chứa và đầu máy… Các lưỡi dao được xếp lại đan xen với nhau để khi người dùng bỏ giấy vào, mô tơ sẽ hoạt động, giấy đi qua các lưỡi dao và giấy sẽ được hủy thành vụn hoặc sợi tùy loại, dòng máy. Ngoài giấy ra, máy còn hủy được các loại chất liệu nhựa như các thẻ tín dụng, đĩa CD, USB, card visit… không thể lắp ghép lại được.
3 loại máy hủy tài liệu cơ bản
Máy hủy tài liệu cá nhân được sử dụng tại nhà, cho cá nhân như phòng giám đốc..
Máy hủy tài liệu văn phòng thích hợp dùng cho các phòng ban ở doanh nghiệp, công ty vừa và nhỏ, có lượng giấy hủy ít và vừa phải.
Máy hủy tài liệu công nghiệp: Đây là các dòng máy hủy có công suất lớn, phục vụ nhu cầu hủy giấy lớn hàng ngày
Mỗi một loại máy hủy tài liệu sẽ có những chế độ khác nhau tùy mục đích sử dụng, tuy nhiên quan trọng nhất là chế độ hủy thành mảnh vụn hay thành sợi.
Lựa chọn sao cho phù hợp
Tùy vào mục đích sử dụng của từng cá nhân văn phòng tổ chức hay doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn những dòng sản phẩm máy hủy tài liệu khác nhau và phù hợp nhất. Tuy nhiên khi lựa chọn mua chiếc máy hủy tài liệu bạn nên cân nhắc và tìm hiểu về các thương hiệu uy tín được đông đảo người dùng tin cậy.
Sử dụng theo mức độ bạn muốn bảo mật
Bảo mật thông tin cao nhất sẽ là vấn đề bạn quan tâm khi tìm kiếm máy hủy tài liệu. Vì sẽ theo từng yêu cầu mà mức độ hủy cuối cùng của tài liệu cũng sẽ khác nhau đề phù hợp với từng hoàn cảnh:
Những dữ liệu không quá quan trọng, thì hủy tài liệu sẽ cắt thành sợi nhỏ tùy theo kích thước của thiết bị. Tuy nhiên còn khả năng thất thoát thông tin do có thể thu thập và sắp xếp các sợi giấy đó lại với nhau.
Vợi dạng tài liệu như tài khoản ngân hàng, tài liệu hợp đồng... thì bạn nên dùng dòng máy hủy tài liệu kiểu hủy vụn hoặc siêu vụn để cắt tài liệu thành các mảnh vụn nhỏ theo cả chiều ngang và chiều dọc, đảm bảo độ bảo mật cao vì không thể ghép lại được.
Kích thước thiết bị
Việc chọn kích thước thiết bị hủy tài liệu sao cho phù hợp với văn phòng khá quan trọng. Nếu có không gian rộng rãi thì có thể tập trung vào kiểu dáng, kèm tính công suất hủy tài liệu cao. Còn nếu không gian hạn hẹp, bạn nên ưu tiên máy có kích thước gọn để tránh làm tốn diện tích và gây ảnh hướng đến người khác.
Dạng chất liệu cần hủy
Tài liệu sẽ có nhiều dạng như: Giấy hay nhựa... nên bạn có thể chọn loại máy có khả năng tương ứng. Nhiều mẫu máy hiện nay đã có thể hủy được các loại đĩa CD, DVD, thẻ ngân hàng, hay cả kẹm ghim… Bạn nên cân nhắc mua máy có thể hủy được nhiều dạng tài liệu khác nhau, tránh phải phát sinh mua thêm sẽ gây tốn kém.
Công suất của máy
Tùy thuộc vào khối lượng công việc hằng ngày và yêu cầu thời gian sử dụng cụ thể của người dùng để tách thành hai dạng máy hủy tài liệu riêng biệt :
Máy hủy tài liệu văn phòng: Có mức làm việc vừa phải, thời gian không quá dài, thường hủy tài liệu số lượng từ khoảng 20 trang trờ xuống 1 lượt, khoang chứa dung tích nhỏ đề chứa được số lượng sản phẩm hủy ( thường từ 20 lít trở xuống)
Máy hủy tài liệu công nghiệp: Có mức làm việc nặng, thời gian hủy kéo dài với số lượng 1 thời điểm nhiều, thường hủy tài liệu số lượng từ khoảng 40 trang trở lên 1 lượt, khoang chứa dung tích lớn đề chứa được số lượng sản phẩm hủy nhiều (thường từ 20 lít trở lên)
Thế Hiệp (Tổng hợp)
